SELASAR: Sistem Informasi Digital untuk Pengelolaan Studio Tugas Akhir Arsitektur

Abstract

Abstract

The management of the Final Project (Thesis) Studio at the Department of Architecture, Faculty of Engineering, Universitas Negeri Gorontalo, has long relied on a manual, paper-based process, from title proposal and examination scheduling to grading and the issuance of official documents. This pattern is prone to coordination delays, the risk of lost or falsified documents, and a lack of centralised data for accreditation reporting. This community service activity developed and implemented SELASAR (Sistem Elektronik Layanan Studio Tugas Akhir Arsitektur), a web-based information system, as a digital solution for the partner. The system was developed through participatory prototyping, iteratively involving the Education Laboratory Technician and the Thesis Management Team. It provides role-based access control, automated document issuance with QR-code authenticity verification, multichannel notifications, and administrator tools for migrating examination records created before the system was introduced. Several months into operation, the system has served 27 active lecturer accounts and 241 students, including 48 who have completed the full cycle through to graduation. It has recorded 111 examination schedules, verified 134 official documents, and delivered more than 5,600 notifications. The activity demonstrates that digitalising thesis studio administration is both feasible and sustainable at a real-world scale.

Abstrak

Pengelolaan Studio Tugas Akhir (TA) di Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik Universitas Negeri Gorontalo selama ini berjalan manual berbasis kertas, mulai dari pengajuan judul, penjadwalan ujian, penilaian dosen penguji, hingga penerbitan dokumen resmi. Pola ini rawan keterlambatan koordinasi antarpihak, risiko dokumen hilang atau dipalsukan, serta minimnya data terpusat untuk pelaporan akreditasi. Kegiatan pengabdian ini mengembangkan dan menerapkan SELASAR (Sistem Elektronik Layanan Studio Tugas Akhir Arsitektur), sistem informasi berbasis web, sebagai solusi digital bagi mitra. Pengembangan dilakukan dengan metode prototipe partisipatif yang melibatkan Pranata Laboratorium Pendidikan dan Tim Pengelola Tugas Akhir secara berulang. Sistem dilengkapi kendali akses berbasis peran, penerbitan dokumen resmi otomatis dengan verifikasi keaslian melalui kode QR, notifikasi multikanal, serta perangkat khusus untuk memindahkan data ujian yang berlangsung sebelum sistem diterapkan. Setelah beberapa bulan beroperasi, sistem telah melayani 27 akun dosen aktif dan 241 mahasiswa pada seluruh tahapan proses TA, termasuk 48 mahasiswa yang telah menyelesaikan seluruh siklus hingga yudisium. Tercatat 111 jadwal ujian, 134 dokumen resmi terverifikasi, dan lebih dari 5.600 notifikasi terkirim. Kegiatan ini menunjukkan bahwa digitalisasi administrasi Studio TA layak diterapkan dan bertahan pada skala penggunaan nyata.