Penguatan Administrasi Surat Melalui Sistem Informasi Pengarsipan di STIKES Bakti Nusantara Gorontalo

Abstract

Pengelolaan arsip surat di institusi pendidikan tinggi merupakan tantangan administratif yang krusial, apalagi ketika masih dilaksanakan secara manual. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan mengembangkan dan mengimplementasikan Sistem Informasi Pengarsipan Surat (SIPERSI) berbasis web di STIKES Bakti Nusantara Gorontalo guna mengatasi keterbatasan pengelolaan arsip manual yang meliputi lambatnya penelusuran dokumen, risiko duplikasi data, proses disposisi yang tidak terdokumentasi, dan tidak tersedianya pelaporan administrasi yang sistematis. Sistem dikembangkan menggunakan framework Laravel dengan arsitektur Model-View-Controller (MVC) dan basis data MySQL melalui metode pengembangan Waterfall. Pelaksanaan kegiatan dilakukan melalui enam tahapan berurutan meliputi pengumpulan data, analisis dan desain sistem, sosialisasi, pelatihan, evaluasi, dan pelaporan. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa SIPERSI berhasil di-deploy dan dapat diakses oleh seluruh pengguna yang berwenang, mencakup modul pengelolaan surat masuk dan keluar, manajemen disposisi, pencarian arsip berbasis kata kunci, validasi data otomatis, serta pelaporan administrasi yang dapat diekspor secara otomatis. Seluruh indikator keberhasilan telah tercapai: sistem berfungsi penuh, sivitas akademika memahami pentingnya pengelolaan arsip digital, serta staf administrasi mampu mengoperasikan sistem secara mandiri dan berkelanjutan. Implementasi SIPERSI terbukti meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi pengelolaan administrasi institusi, sekaligus berkontribusi pada transformasi digital administrasi pendidikan tinggi sejalan dengan semangat pengembangan e-Government di Indonesia.